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El sistema GaliaSoft le permite gestionar las siguientes tareas, imprescindibles para el buen funcionamiento de su asociación:
Los usuarios son las personas que utilizan la aplicación. Utilizando un usuario con los permisos adecuados es posible gestionar desde la propia aplicación el conjunto de personas que pueden hacer uso de la misma.
De esta forma puede controlar de forma fácil y rápida las personas de su asociación que tienen acceso al sistema.
Un usuario dispone de un nombre de usuario y una contraseña únicos que le permiten acceder a la información y que le serán solicitados al entrar en la aplicación. Cada usuario pertenece a un perfil determinado.
El perfil indica a qué información puede acceder el usuario y cuáles son sus permisos dentro del sistema.
GaliaSoft permite gestionar las cuotas cobradas a los distintos tipos de asociados así como configurar una serie de parámetros relativos a la facturación automática realizada por el programa. Sin más que configurar adecuadamente estos parámetros la generación de facturas y adeudos bancarios se convertirá en una tarea sencilla para su asociación.
Para poder gestionar las actividades que se realizan en su asociación, en GaliaSoft se pueden introducir las características básicas de cada una de ellas (precio, periodicidad, número de asistentes,…)
Existen distintos tipos de actividades, de forma que es posible seleccionar los tipos que mejor se adaptan a las características de las actividades que se realizan en su asociación.
En cualquier momento es posible generar las facturas de la asociación para un periodo de tiempo concreto sin más que pulsar un botón. GaliaSoft hará uso de toda la información que haya ido registrando para realizar esta tarea de manera automática, ahorrándole un valioso tiempo que podrá dedicar al cuidado de sus asociados. Una vez generadas, es posible acceder en cualquier momento a la información de una factura en concreto para consultar sus datos, exportarla a Contaplus o incluso imprimirla.
Si trabaja con pagos domiciliados, podrá generar automáticamente los ficheros de adeudos que debe mandar a su entidad bancaria. Al igual que en el caso de la generación de facturas, GaliaSoft utilizará toda la información que haya sido registrada para hacer de esta tarea un trabajo rápido y sencillo.
Todos los ficheros que se generan en las distintas zonas de la aplicación están disponibles en la zona de Gestión de Ficheros. De esta forma dispone de un acceso a la información sobre las facturas generadas en formato Excel o Contaplus, así como a los ficheros de adeudos.
GaliaSoft permite personalizar los días festivos. Podrá definir los días en los que no habrá actividad en su asociación, de forma que esta información tenga efecto sobre la reserva de actividades y la gestión de facturas. Una vez realizada la configuración, el programa detectará automáticamente los días festivos y los tratará como tales.
La Gestión de Correos permite llevar registro de los correos físicos entrantes y salientes en la asociación. De esta forma podrá localizar rápidamente la información relativa a las cartas que llegan y salen de su asociación
GaliaSoft permite gestionar los datos de los trabajadores de su asociación. En la zona de Gestión de Trabajadores es posible registrar y gestionar toda la información sobre sus trabajadores: datos personales, información de contrato, bajas, vacaciones, suplencias,…
Las agendas permiten definir los horarios en los que se realizan las actividades de la asociación. Cualquier usuario con los permisos adecuados podrá consultar los horarios de la asociación. La información de agendas es accesible desde la zona de reserva de actividades, facilitando y optimizando así el trabajo de los profesionales que se ocupan de esta tarea.
Si el voluntariado es una parte importante de su asociación, podrá gestionar los datos de todos sus voluntarios a través de GaliaSoft. De esta manera tendrá un acceso rápido a la información sobre, por ejemplo, la disponibilidad de un voluntario o las tareas de acompañamiento que realiza
La sección de entrevistas iniciales permite gestionar la información relativa a las entrevistas a realizar a posibles futuros asociados antes de que se den de alta en la asociación. Su gestión permite almacenar la información de los interesados, así como crear asociados directamente a partir de su entrevista inicial, sin necesidad de rellenar formularios de alta.
Si gestiona los datos de sus asociados a través de GaliaSoft podrá registrar su información personal básica y disponer de un acceso rápido a la misma. De esta forma, será fácil disponer de los datos de sus asociados en el momento en que los necesite.
En este apartado se muestra información de los datos económicos de los asociados. Podrá configurar la forma de pago de cuotas y actividades, ya sea en efectivo o por domiciliación, para cada uno de sus socios. Esta configuración posibilitará la generación automática de facturas y de ficheros de adeudo para enviar a su entidad bancaria.
GaliaSoft permite gestionar la reserva de actividades de sus asociados. Es posible apuntar al asociado a las actividades que pueden ser realizadas en la asociación conforme a los horarios que hayan sido registrados en las agendas. Esta información es utilizada por el programa para generar automáticamente las facturas de los asociados.
Si en su centro se ofrecen terapias a domicilio puede ser de gran importancia disponer de un acceso rápido para sus profesionales a los datos de localización y medios de transporte con los que se puede llegar al domicilio del asociado.
GaliaSoft cubre esta necesidad.
GaliaSoft permite registrar los resultados de las valoraciones fisioterapéuticas que realicen los profesionales de su asociación. Para cada asociado, es posible registrar tantas valoraciones como se desee.
El contenido de la valoración ha sido realizado por profesionales fisioterapeutas siguiendo pautas de unificación de criterios.
GaliaSoft permite registrar los resultados de las valoraciones logopédicas que realicen los profesionales de su asociación. Para cada asociado, es posible registrar tantas valoraciones como se desee. El contenido de la valoración ha sido realizado por profesionales logopedas siguiendo pautas de unificación de criterios.
Los datos psicológicos que se pueden registrar en GaliaSoft se estructuran en una valoración psicológica completa resultado del conocimiento acumulado por los profesionales que han participado en la realización de GaliaSoft y una ficha para la obtención del seguimiento de casos particulares. En ambos casos es posible registrar tantas valoraciones o fichas como sea necesario, quedando almacenada así la evolución de los pacientes.
Como en el caso de los datos de psicología, la información sobre músico-terapia en el programa GaliaSoft se encuentra estructurada en una sección de datos generales y un conjunto de valoraciones que pueden repetirse tantas veces como sea necesario. De esta forma el profesional dispondrá de un histórico de la evolución de cada uno de los asociados.
La información que deben recoger los trabajadores sociales de las asociaciones es muy amplia. Con el objetivo de disponer de los datos de la manera más efectiva, los profesionales socio-sanitarios que han participado en el desarrollo de GaliaSoft han distribuido la información en diferentes secciones: valoración socio-sanitaria inicial, valoración socio-sanitaria actual, registro de intervenciones socio-sanitarias específicas, gestión de llamadas recibidas, gestión de acompañamientos para los asociados,…
De esta forma los trabajadores sociales disponen de una herramienta potente para poder cubrir eficientemente las necesidades de los asociados.
GaliaSoft permite registrar los resultados de las valoraciones de terapia ocupacional que realicen los profesionales de su asociación. Para cada asociado, es posible registrar tantas valoraciones como se desee. El contenido de la valoración ha sido realizado por terapeutas ocupacionales siguiendo pautas de unificación de criterios.
La sección de enfermería permite registrar un resumen de los datos médicos más relevantes del asociado. Asimismo, desde esta sección es posible consultar los fármacos que debe tomar el asociado cada día, facilitando el trabajo a los profesionales que supervisan la ingesta de fármacos en el caso de asociaciones que disponen de centros de día para los enfermos.
GaliaSoft permite rellenar el cuestionario para la valoración del baremo de dependencia elaborado conforme a las directrices establecidas en el Real Decreto 504/2007 publicado en el B.O.E. del 20 de abril de 2007 de la Ley 39/2006 de promoción de la autonomía personal y atención a las personas en situación de dependencia. El programa calcula automáticamente el resultado final del cuestionario (grado y nivel de dependencia) siguiendo las pautas publicadas en la citada norma.
La sección de Personas de Contacto proporciona a sus profesionales un acceso rápido a las personas de contacto de cada uno de sus asociados de manera que pueda localizarlos en caso de urgencia o necesidad.
GaliaSoft genera automáticamente las facturas de sus asociados basándose en los datos que se registran en el programa: actividades a las que asiste un asociado, precio de las actividades, cuotas aplicables,… Esto significa que podrá reducir el tiempo empleado en las tareas administrativas para centrarse en el cuidado de sus asociados.
Con este módulo de GaliaSoft podrá enviar mensajes SMS a sus asociados o a sus familiares desde el ordenador, facilitando el envío a grupos de asociados y beneficiándose de un precio por SMS muy competitivo.
GaliaSoft le permite hacer uso de un “tablón” en el que publicar noticias que puedan ser de interés para sus asociados. De esta forma dispondrá de un método eficaz para comunicarse con sus asociados y darles a conocer eventos de su asociación o mantenerles al día sobre las últimas noticias de su enfermedad.
Mediante la utilización del foro de GaliaSoft podrá promover la comunicación entre sus profesionales. Los usuarios de la aplicación dispondrán de una zona en la que comunicarse, compartiendo conocimiento y favoreciendo el trabajo cooperativo.
Los módulos de Videoconferencia y Chat de GaliaSoft ofrecen a los usuarios del programa la oportunidad de comunicarse en tiempo real. La comunicación podrá establecerse no sólo entre profesionales sino también entre profesionales y asociados a los que se les haya dotado de un acceso a este módulo de la aplicación. Esto supone la posibilidad de realizar teleconsultas, lo cual puede resultar beneficioso para el caso de pacientes que no puedan acudir a la asociación fácilmente.
El uso de GaliaSoft implica el registro de una gran cantidad de información sobre su asociación, lo cual puede resultar de utilidad a la hora de realizar un análisis estadístico de la misma. Para facilitar este proceso, GaliaSoft pone a su disposición un módulo de Gestión de Estadísticas que permite la creación de estadísticas personalizadas a su asociación. Podrá disponer de datos demográficos sobre sus asociados, evoluciones terapéuticas, uso de recursos sociales, …
El módulo de Gestión de Estadísticas es una herramienta muy potente y flexible que le permitirá realizar un análisis estadístico exhaustivo de los datos de su asociación. Podrá realizar estadísticas múltiples combinando estadísticas individuales y ejecutarlas siempre que necesite disponer de los datos.
Asimismo, podrá configurar informes a medida, incluyendo las estadísticas o textos que necesite en cada caso. Una vez configurado, podrá ejecutar el informe cuando lo desee, obteniendo los datos actualizados de su asociación sin más que pulsar un botón.